Una empresa puede diseñar una estrategia de crecimiento cuidadosamente, invertir en tecnología y establecer nuevos procesos operativos y, aun así, encontrar dificultades importantes cuando comienza a implementar los cambios.
Desde la dirección, el proyecto puede parecer completamente razonable. Existe un problema identificado, una solución propuesta y un resultado esperado. Sin embargo, las personas que deberán aplicar las nuevas instrucciones pueden percibir la situación de manera diferente.
Un colaborador que lleva años trabajando con un procedimiento conoce sus ventajas y limitaciones. Ha desarrollado hábitos que le permiten resolver situaciones habituales y sabe con quién comunicarse cuando surge una excepción. Cuando la organización introduce un nuevo sistema, parte de ese conocimiento deja de funcionar de la misma manera.
Aunque el cambio represente una oportunidad, también modifica las condiciones bajo las cuales esa persona realiza su trabajo.
Este es uno de los motivos por los que la gestión del cambio no puede reducirse a anunciar decisiones durante una reunión o distribuir un manual de procedimientos.
Las empresas necesitan considerar cómo las personas comprenderán, aprenderán y aplicarán las nuevas formas de trabajar. También deben preparar a los líderes responsables de acompañar la transición.
El cambio que la dirección considera necesario puede parecer una complicación para el equipo
Imaginemos una empresa comercial que decide implementar un nuevo sistema para administrar pedidos, inventarios y entregas.
La dirección espera contar con información más consistente y reducir las dificultades que aparecen cuando diferentes departamentos utilizan registros separados.
El proyecto tiene una justificación empresarial clara.
Sin embargo, durante las primeras semanas, los colaboradores encuentran que determinadas actividades requieren más tiempo. Algunos necesitan aprender procedimientos diferentes, mientras otros descubren que la información histórica no está organizada de la forma que esperaban.
Los supervisores comienzan a recibir preguntas que todavía no saben responder.
Aparecen conversaciones sobre la posibilidad de regresar al sistema anterior. Determinados colaboradores mantienen registros paralelos porque consideran que así pueden protegerse si la nueva herramienta falla.
Desde la dirección, estas conductas pueden interpretarse como resistencia.
Desde la perspectiva de los colaboradores, quizá representan un intento de mantener la operación funcionando mientras todavía no comprenden completamente el nuevo procedimiento.
Ambas interpretaciones pueden conducir a decisiones diferentes.
Si el gerente considera que el problema es exclusivamente de actitud, probablemente insistirá en que todos deben adaptarse. Si intenta comprender qué está dificultando la transición, puede descubrir necesidades de capacitación, problemas técnicos o responsabilidades que todavía no se han aclarado.
Esto no significa que toda objeción deba aceptarse ni que las decisiones estratégicas tengan que negociarse indefinidamente. Significa que comprender las dificultades reales mejora la capacidad para intervenir de manera adecuada.
Comunicar las razones del cambio no es suficiente si las personas no comprenden cómo les afectará
Las organizaciones suelen explicar los cambios desde una perspectiva estratégica.
Se comunica que un nuevo proceso permitirá mejorar la operación, incrementar la eficiencia o facilitar el crecimiento futuro.
El mensaje puede ser correcto, pero responder únicamente por qué cambia la empresa deja preguntas importantes sin resolver.
Los colaboradores también necesitan comprender cómo cambiará su trabajo.
¿Qué actividades continuarán bajo su responsabilidad? ¿Qué decisiones dependerán de otro departamento? ¿Quién atenderá las dificultades iniciales? ¿Qué ocurrirá mientras las personas aprenden a utilizar los nuevos procedimientos?
Cuando estas preguntas permanecen sin respuesta, la incertidumbre puede ocupar el espacio que debería tener la información.
Por eso los responsables de cada área necesitan desempeñar un papel importante en la comunicación del cambio.
Una presentación general puede establecer la dirección. Sin embargo, los supervisores y gerentes serán quienes deberán traducir las decisiones a situaciones cotidianas.
Si ellos mismos no comprenden suficientemente el proyecto, difícilmente podrán responder a las inquietudes de sus equipos.
Esta es una razón importante para involucrar a los mandos medios durante la preparación, en lugar de informarles únicamente cuando la implementación está por comenzar.
Los hábitos organizacionales no cambian automáticamente cuando cambian las instrucciones
Una de las dificultades menos visibles de cualquier transformación es que las personas pueden comprender perfectamente una nueva instrucción y continuar utilizando sus hábitos anteriores.
No necesariamente existe una intención de desobedecer.
Cuando alguien ha realizado una actividad de determinada manera durante años, esa forma de trabajar resulta familiar y requiere menos esfuerzo consciente.
Modificarla exige atención, práctica y oportunidades para incorporar la nueva conducta.
Esto resulta especialmente evidente en los procesos de transformación relacionados con liderazgo.
Una empresa puede anunciar que sus gerentes deberán desarrollar mayor autonomía en sus equipos. Sin embargo, si durante años se les ha reconocido principalmente por controlar personalmente cada detalle, resulta poco realista esperar que modifiquen inmediatamente esa manera de dirigir.
También puede ocurrir que los colaboradores continúen consultando todas sus decisiones porque aprendieron que equivocarse sin autorización tenía consecuencias negativas.
La transformación requiere trabajar ambos lados de la relación.
El gerente necesita aprender a transferir responsabilidades y proporcionar seguimiento sin intervenir innecesariamente. El colaborador necesita comprender qué decisiones puede tomar y qué se espera de él.
El cambio organizacional comienza a consolidarse cuando las nuevas prácticas dejan de depender exclusivamente de instrucciones y comienzan a formar parte de la operación habitual.
La importancia del liderazgo durante los periodos de incertidumbre
Los líderes no tienen necesariamente todas las respuestas durante una transformación.
En ocasiones, determinadas decisiones todavía están pendientes. Otras dependen de información que solo estará disponible después de comenzar la implementación.
El error consiste en intentar transmitir una seguridad absoluta que la organización todavía no puede sostener.
Una comunicación responsable puede diferenciar aquello que ya está decidido de los aspectos que permanecen abiertos.
Esto ayuda a establecer expectativas más realistas y reduce la necesidad de especular.
También permite que los colaboradores comprendan cuándo recibirán nueva información y a quién pueden comunicar las dificultades que están encontrando.
Durante estas etapas, escuchar no es simplemente una actividad destinada a generar satisfacción. Es una forma de obtener información necesaria para administrar mejor la implementación.
Los responsables que permanecen demasiado alejados del trabajo cotidiano pueden tardar en descubrir problemas que sus colaboradores identificaron desde el primer día.
Al mismo tiempo, los líderes necesitan evitar que cualquier dificultad temporal se convierta automáticamente en motivo para abandonar el proyecto.
Su función consiste en reconocer los problemas, distinguir los ajustes necesarios de las resistencias habituales y mantener suficiente claridad sobre la dirección que la organización ha decidido seguir.
Cómo desarrollar la capacidad de adaptación dentro de una empresa
Preparar una organización para el cambio no significa organizar una conferencia motivacional cada vez que se anuncia un proyecto importante.
Una conferencia puede introducir ideas útiles sobre liderazgo, adaptabilidad y responsabilidad. Sin embargo, cuando los responsables deben modificar comportamientos concretos, probablemente necesiten espacios adicionales para practicar y examinar situaciones reales.
Los talleres pueden ayudar a trabajar conversaciones relacionadas con nuevas expectativas, toma de decisiones y adaptación a procedimientos diferentes.
El coaching puede resultar apropiado cuando determinados líderes necesitan revisar cómo están afrontando personalmente sus nuevas responsabilidades.
En otros casos, las principales dificultades pueden ser técnicas u organizacionales, por lo que resultará necesario complementar estas intervenciones con capacitación especializada o modificaciones operativas.
La selección de herramientas depende de aquello que realmente necesita cambiar.
Gestión del cambio y liderazgo empresarial en Monterrey
Para empresas ubicadas en Monterrey, San Pedro Garza García, Guadalupe, Apodaca, San Nicolás de los Garza y otras zonas metropolitanas, la necesidad de gestionar cambios puede surgir en situaciones muy diversas.
Una compañía puede estar ampliando sus operaciones. Otra puede introducir tecnología para coordinar mejor sus departamentos. Una empresa familiar puede estar formalizando responsabilidades que anteriormente dependían directamente de sus propietarios.
Estos son escenarios ilustrativos, no afirmaciones sobre la situación particular de las empresas de cada municipio.
En todos ellos existe una dimensión humana que conviene considerar: las personas necesitan comprender qué se espera de ellas y desarrollar las capacidades correspondientes.
Ignite Profesional incluye la adaptabilidad, el ajuste al cambio, la comunicación y el desarrollo de liderazgo entre los temas que presenta en su sitio. Su oferta contempla coaching empresarial y cursos y conferencias que las organizaciones pueden evaluar según sus necesidades específicas.
Coach Empresarial y Personal
Una empresa que está preparando una transformación puede comenzar identificando qué responsabilidades y comportamientos cambiarán, cuáles serán las principales dificultades de sus líderes y qué tipo de acompañamiento necesitarán.
La gestión del cambio no debería evaluarse únicamente por la fecha en que se implementa un nuevo sistema o se anuncia una nueva estructura.
El resultado más importante aparece cuando las personas pueden desempeñar sus responsabilidades adecuadamente bajo las nuevas condiciones.
Si tu empresa está preparando una etapa de transformación y necesita desarrollar las competencias de sus responsables, puedes conocer los servicios de Ignite Profesional o contactar directamente con la empresa.
